Prezentare proiect

Obiectivul general al proiectului

Obiectivul general constă în îmbunătățirea capacității administrative, a calității și eficienței serviciilor publice furnizate la nivelul Consiliului Județean Teleorman prin introducerea unor proceduri simplificate pentru reducerea birocrației conform reglementărilor europene și naționale (digitizarea proceselor de administrare a documentelor și retro-digitalizarea documentelor din arhivă).

Obiectivele specifice ale proiectului

  1. Măsuri de simplificare a procedurilor administrative și reducerea birocrației prin digitizarea proceselor de administrare a documentelor la nivelul Consiliului Județean Teleorman.
  2. Retro – digitalizarea documentelor din arhiva Consiliului Județean Teleorman în vederea simplificării proceselor și procedurilor administrative și reducerea timpilor de efectuare a activităților curente.

Grupul țintă al proiectului

  1. Grupul țintă este format din circa 125 de persoane personal de conducere și de execuție și consilieri județeni, respectiv s-a estimat că acesta va fi format astfel:
    • personal de conducere – 5 (președinte, vicepreședinți, administrator public, secretar)
    • personal de conducere – 16 (directori executivi, directori executivi adjuncți, șefi servicii, șefi birou)
    • personal de execuție – 104 funcționari publici si personal contractual
    • consilieri județeni – 33 persoane

Descriere infrastructură informatică

In cadrul proiectului va fi realizată o infrastructură completă care va permite accesul securizat la sistemele informatice din cadrul Consiliului Județean Teleorman. Infrastructura va fi proiectată pentru a răspunde numărului de utilizatori, nevoilor acestora și standardelor de securitate având în vedere datele cu caracter personal gestionate de instituție.
Sistemul va permite administrarea documentelor instituției pe parcursul întregii lor durate de viață, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare și până la distrugerea lor.
Sistemul va permite arhivarea documentelor în format hârtie în conformitate cu standardele și reglementările legale în vigoare privind lucrul cu documentele electronice. În vederea arhivării documentelor existente sistemul va permite în mod nativ scanarea documentelor fără a fi nevoie de alte aplicații informatice.
Sistemul personalizat pentru optimizarea serviciilor administrației locale va fi accesibil prin intermediul unui browser web.
Sistemul va permite organizarea arhivei electronice fie într-un mod similar arhivei fizice (zona, raft, biblioraft), fie într-un mod stabilit în cadrul activității de analiză a proceselor. Sistemul va permite căutarea/regăsirea automată a documentelor, atât după elemente de conținut cât și după câmpurile indexate asociate documentelor (coduri unice de identificare).

Soluția informatică va asigura administrarea electronică a documentelor create, primite sau întocmite pentru uz intern în cadrul instituției, așa cum este cerut de Legea Arhivelor Naționale. Procese acoperite: registratură, clasificare conform nomenclatorului, evidență unități arhivistice, selecționare, acces, păstrare.
Soluția informatică va asigura desfășurarea proceselor de administrare arhivistică a documentelor, respectiv:

  • luarea în evidență a documentelor din domeniul de interes, adică să îi atribuie un identificator unic, să asigure extragerea și alocarea metadatelor relevante și să se asigure că documentul electronic asociat nu mai poate fi modificat după luarea în evidență.
  • asocierea documentelor înregistrate după diferite criterii determinate de obligații legale sau nevoi practice („îndosariere” la nivel electronic), precum și atribuirea de indicative conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate și confirmate, aplicabile la nivelul instituției.
  • mecanisme de acces la documente și grupări de documente în funcție de nevoile operaționale de lucru și de informare.
  • mecanisme de identificare, la nivel individual și de grup, a documentelor și grupărilor cu termen de păstrare expirat, conform nomenclatoarelor arhivistice aprobate și confirmate, aplicabile la nivelul instituției;
  • generare rapoarte de evidență (la nivel de document și grupări de documente), care să permită realizarea controlată a activităților de selecționare/eliminare a documentelor cu termen de păstrare expirat. Eliminarea auditabilă și controlată din sistem a tuturor documente/grupărilor de documente cu termen de păstrare expirat, dincolo de orice posibilă refacere.

Soluția informatică va permite utilizatorilor care au drepturile necesare să realizeze exportul securizat al metadatelor și a documentelor electronice asociate, pentru a facilita migrarea datelor și documentelor între sisteme și a evita captivitatea tehnologică. Soluția informatică se va integra cu sistemele existente de creare de documente din cadrul Consiliului Județean Teleorman și alte sisteme ce vor fi identificate a fi necesare în perioada de analiză de nevoi. Obiectivul pe termen lung al Consiliului Județean este de a utiliza sisteme informatice integrate la care accesul să se realizeze în funcție de drepturi și permisiuni.
După implementarea efectivă a sistemului informatic va fi realizată instruirea personalului propriu al Consiliului Județean în vederea utilizării și administrării.

Descrierea activități de retro-digitalizare

În cadrul serviciilor de retro-digitalizare va fi realizată: scanarea documentelor, indexarea/extragerea datelor relevante, organizarea acestora pentru acces automat în baza de date, încărcarea automatizată a documentelor scanate în sistemul informatic. Servicii de digitizare profesionale vor presupune îndosariere, legare, numerotare, completare date, inventariere și scanare pentru 10.000 de unități arhivistice. O unitate arhivistică este reprezentată de un dosar de aproximativ 250-300 de file. 10.000 de unități arhivistice reprezintă 500 de metri liniari. Echipamentele IT achiziționate vor rămâne în gestiunea Consiliului Județean și vor putea fi utilizate pentru a continua procesul de arhivare a documentelor. Activitatea de digitizare va fi realizată în conformitate cu cerințele ghidului Condiții Specifice CP 10/2018, și anume:

  • crearea unei arhive de copii digitale ale documentelor tradiționale existente în arhiva instituției, care prezintă valoare operațională în prezent.
  • nu vor fi digitalizate documentele care fac parte din categorii cu termen de păstrare expirat sau cu termen de păstrare sub 4 ani, conform nomenclatoarelor arhivistice;
  • nu vor fi digitalizate documentele mai vechi de 10 ani;
  • copiile digitale vor fi indexate, sub raportul conținutului și a identificatorilor documentelor/grupărilor de documente din care fac parte.
  • metadatele rezultate din indexare și referitoare la copiile digitale vor fi importate în soluția informatică și administrate prin interfața acesteia.

Activitatea de RETRO-digitizare va acoperi următoarele etape:

  • arhivarea dosarelor fizice și integrarea informațiilor în baza de date;
  • realizarea efectivă a bazei de date (stocarea electronică a documentelor curente și arhivate; trierea prelucrarea si prezentarea documentelor);
  • fluxul de documente (primire/ transmitere documente; accesarea documentelor).